Как правильно хранить копии документов в личных делах работников

Нескучно о закупках


14-08-2020Гознак закупит для монетного двора тонну серебра в слиткахНа монетном дворе из серебра чеканят инвестиционные и памятные монеты, медали, а также производят ювелирные изделия.

14-08-2020Гознак закупит для монетного двора тонну серебра в слиткахНа монетном дворе из серебра чеканят инвестиционные и памятные монеты, медали, а также производят ювелирные изделия.

13-08-2020Маркетинг и дети: законодательные ограничения для фастфудаВ Великобритании хотят ограничить рекламу вредной пищи на телевидении и в интернете, чтобы она не попадалась на глаза детям в «детское время» — до 9 вечера.

12-08-2020Поставщики медицинских масок собираются судиться с немецким Минздравом из-за неоплаты счетовК концу апреля немецкий Минздрав в общей сложности оформил контракты на поставку 90 млн масок.

11-08-2020Отчет McKinsey Global Institute о глобальных цепочках поставокMcKinsey Global Institute опубликовал результаты исследования «Риск, устойчивость и восстановление баланса в глобальных цепочках поставок».

Что должно быть включено в личное дело?

Документы регламентированы законодательными актами, поэтому нужно включать именно их и никакие больше. Когда сотрудник только устраивается на работу в данную организацию, руководитель либо кадровый служащий делают копию документов их нового сотрудника и включают их в дело. Еще туда вносится копия резюме, если на тот момент кандидат на работу в компании присылал его. Далее в дело добавляются остальные документы.

Обычно это следующие бумаги: ИНН, копия паспорта (страничка с личными данными и пропиской), копия договора с компанией и должностной инструкции и другие документы. В некоторых случаях в дело включают и опись всех документов, которые туда входят. Это существенно облегчает поиск информации.

Очень важно, чтобы все документы были расположены в хронологическом порядке. То есть бумаги, которые были включены в личное дело при найме сотрудника на работу, будут первыми

Все последующие будут идти далее. Это могут быть разного рода справки, приказы, заявления и т.д.

Все дела должны быть оформлены одинаково. Их правильное и аккуратное ведение исключает даже малейший риск потери важных бумаг.

Разновидности

Шкаф картотечный очень востребован, по этой причине производители расширили выбор подобной мебели, и сегодня она отличается по форме, материалу изготовления, наполнению (наличию дополнительных элементов).

По форме

Подобные изделия зачастую имеют простые, лаконичные формы. Шкаф выполняется в виде прямоугольника, реже – квадрата, у которого выдвижные ящички располагаются в один или несколько рядов, один над другим. Можно найти узкие модели приличной высоты для маленьких помещений и небольших по размеру документов. Также в продаже доступны высокие и широкие модели, которые позволят разместить большое количество документов.

Квадратный

По материалам изготовления

Исходя из материала изготовления модели, можно подобрать такие варианты для конструкторского бюро, библиотеки или офиса:

  • металлический шкаф картотечный — изготавливается из прочных металлов, поэтому изделия металлические надежно защищают документы от механического воздействия, пыли, солнечного света, насекомых, перепадов температуры воздуха в помещении. Стойкость металлической мебели к пожарам довольно высока. Однако металлическая мебель не отличается привлекательным внешним видом, чего не скажешь о деревянной модели, поэтому больше подходит для архивов, библиотечных картотек;
  • деревянный шкаф картотечный. Также довольно популярными являются деревянные изделия, более актуальные для библиотек и бухгалтерий. Они выглядят более привлекательно с эстетической точки зрения, поэтому способны дополнить интерьер офиса, большого библиотечного зала.

Деревянный

По наполнению

Разные по своей конструкции шкафы позволят разместить приличную по размеру картотеку. Картотечный шкаф без выдвижных ящиков внутри имеет полочки, на которые документы можно складывать или устанавливать в вертикальном положении. Многие модели оснащаются выдвижными ящиками с перегородками, что весьма удобно. Лучше, если перегородки можно без проблем демонтировать и устанавливать при необходимости. Это позволит расширить список форматов, которые поместятся в ящик.

Более дорогие модели картотечного шкафа имеют в своей конструкции антиопрокидывающуюся защиту, что предохраняет внутреннее содержимое мебели от повреждения. Не лишним будет наличие у шкафчика высокого уровня пожаростойкости, что более характерно для металлических шкафов. Также весьма удобны в эксплуатации подвесные полки, перемещающиеся по специальным рельсам. На них внутри шкафа можно хранить документы в папках.

Оперативное хранение и учет

Личная карточка и личное дело работника содержат его персональные данные, а значит, к обеспечению их сохранности предъявляются повышенные требования.

Как для документов, содержащих персональные данные, для личных карточек и дел заводится специальный несгораемый, запирающийся на ключ шкаф. Доступ к документам, содержащим персональные данные, как правило, имеет ограниченный круг лиц, которые подписали обязательство о неразглашении личной информации коллег. При работе с карточками и делами не допускается оставлять их без присмотра на столе, тем более на ночь. Личные карточки и дела должны быть возвращены на свое место строго после того, как в них будет внесена новая информация или подшиты новые документы.

Теперь объясним, как организовать систему учета личных дел в отделе кадров. При заведении личных дел на работников им присваивают порядковые номера, регистрируя в Журнале личных дел в валовом порядке. Как правило, личное дело под номером 1 заводится на руководителя, далее – на остальных сотрудников по мере их поступления в организацию.

Следует отметить, что при увольнении работников номера их личных дел не присваивают новым сотрудникам. Нумерация продолжается до какого-то установленного предела, допустим до 10 000.

На обложке личного дела по центру и на корешке указывают его номер: «Личное дело № 1» (отмечено цифрой «5» в Примере 3).


Затем открывают Алфавитную книжку и в нее вносят сведения о поступивших работниках, но уже по алфавиту фамилий:

  • на букву П – о руководителе организации Прохорове Иване Сергеевиче;
  • на букву Ф – о его заместителе Федорове Кирилле Петровиче;
  • т.к. Петров Никита Викторович поступил на работу позже Прохорова, в Алфавитную книжку он будет вписан на букву П после Прохорова и это будет нарушением алфавитного порядка внутри буквы П. Если Алфавитная книжка рукописная, то нарушение алфавитного порядка после первой буквы фамилии естественно – здесь фамилии располагаются в порядке поступления людей в организацию (точнее, даты приказа о приеме на работу).

Если Журнал регистрации личных дел считается обязательным для их учета, то Алфавитная книжка факультативна и заводится для удобства поиска личных дел. Раньше при полностью бумажном делопроизводстве в ней был смысл: в Журнале личные дела фиксировались в порядке трудоустройства людей, а в Алфавитную книжку сведения помещали по алфавиту их фамилии. Но сейчас удобнее вести Журнал регистрации в электронном виде (в СЭД либо в таблице Excel), и тогда возможностей поиска по этому учетному документу становится достаточно.

Личные дела выстраиваются в шкафу обычно по их порядковым номерам, реже – по алфавиту или по структурным подразделениям. Это делается для оперативного учета и быстрого поиска.

Как правильно вести

Нужно понимать, заводя личное дело сотрудника, что должно быть в 2020 году в его составе. Однако сформировать его один раз и навсегда не получится. Информацию нужно своевременно обновлять.

А делать это можно только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить права не имеет.

Выдавать дело кому-либо отдел кадров может только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами заинтересованное лицо может в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.

Если сторонняя организация намерена получить папку для просмотра, она должна подать официальный запрос. Передачу осуществить можно после получения резолюции руководителя и с составлением акта в двух экземплярах.

О чем речь

Законодательство гласит, что понятие «дело» означает особый способ оформления документа или их совокупности, относящихся к одному вопросу или участку деятельности. В соответствии с подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, это документы, помещенные в отдельную обложку (папку). Особого регламента по ведению нет (есть только для гос. и муниципальных служащих). Но если компания решила вести персональные дела, придется утвердить соответствующее положение о ведении личных дел работников и регламентировать этот процесс на уровне предприятия. В этом внутреннем нормативном акте определяется:

  • какие бумаги будут храниться (состав) и с какой целью;
  • порядок ведения;
  • перечень работников, на которых будут оформляться ЛД;
  • порядок доступа к информации;
  • сроки и режим хранения;
  • особенности сдачи в архив или уничтожения после увольнения.

Кроме того, в компании назначается сотрудник, который отвечает за этот процесс.

На каких сотрудников заводится документ и для чего он нужен?

Этот документ состоит из обложки и касающихся работника документов. В этих бумагах содержатся основные сведения о самом работнике и его трудовой деятельности в компании. Если речь идет о студенте, который работает параллельно с учебой, то в дело добавляются сведения о его обучении.

Предпринимателям необязательно вести все эти документы, в отличие от организаций. Правила и порядок ведения таких документов устанавливаются не законодательством, а нормативными актами. Поэтому кадровикам приходится заводить дела не на каждого из сотрудников компании, а лишь на некоторую ее часть. Если говорить точнее, то это следующие группы специалистов:

  • руководители, замещающие их лица;
  • специалисты, относящиеся к числу ведущих;
  • сотрудники, которые каким-либо образом материально ответственны: кладовщики, работники касс и т.д.;
  • те сотрудники, у которых есть возможность и перспективы повышения.

Но, как показала практика, для самих кадровых служб и руководителей удобнее, чтобы на всех сотрудников было оформлено дело. Это дает возможность в любую минуту найти информацию о работниках, если она экстренно необходима.

Организация учета и хранения персональных данных

Работодатель должен обеспечивать защиту персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты за счет своих средств (п. 7 ст. 86 ТК РФ).

Разберем пошагово действия работодателя по учету и хранению персональных данных в организации.

Шаг 1. Работодатель должен издать локальный акт, который будет регулировать порядок хранения и использования персональных данных. Таким актом обычно является Положение о персональных данных работников, с которым работники должны быть ознакомлены под подпись (п. 8 ст. 86 ТК РФ). Ознакомиться с Положением о персональных данных, как и с остальными локальными нормативными актами, работник должен до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Ознакомить работника с документом путем рассылки его по электронной почте нельзя, это не будет считаться ознакомлением под подпись. При отсутствии подписи работника работодатель не сможет доказать, что работник был ознакомлен с данным документом.

В случае проверки организации, проверяющие органы могут запросить данный документ и проверить, ознакомлены ли с ним работники. Отсутствие такого документа или неознакомление работников с ним может являться основанием для привлечения работодателя к ответственности согласно части 1 статьи 5.27 КоАП РФ, а в случае совершения аналогичного нарушения повторно — по части 2 статьи 5.27 КоАП РФ. Такой вывод также подтверждается судебной практикой (Постановление ФАС Московского округа от 26.10.2006 № КА-А40/10220-06 № А40-20745/06-148-194).

Шаг 2. Работодатель утверждает документ, содержащий перечень персональных данных, которые используются в деятельности организации. В этот документ включаются все сведения, которые работник письменно сообщает о себе при поступлении на работу, а также используемые в дальнейшем при оформлении кадровой документации.

Помимо этого в перечне должны быть указаны документы, содержащие те сведения о сотрудниках, которые организация представляет в различные государственные органы (налоговую и трудовую инспекции, органы статистики).

Шаг 3. Работодатель приказом должен назначить ответственных за работу с персональными данными и ответственных за обеспечение безопасности персональных данных. Таким ответственным может быть как конкретное лицо, так и подразделение. В последнем случае личную ответственность несет руководитель такого подразделения. Этот приказ необходимо довести до сведения всех указанных в нем сотрудников, что должно подтверждаться их подписью.


Шаг 4. На случай проверки во избежание споров с проверяющими лучше подготовить следующие документы:

  • заявления работников о согласии на обработку персональных данных;
  • журналы учета персональных данных, их выдачи и передачи другим лицам и представителям различных организаций, государственным органам;
  • журнал проверок наличия документов, содержащих персональные данные работника.

Шаг 5. Приказом руководителя организации установить перечень мест хранения документации, являющейся носителем персональных данных работников, а также перечень мер, необходимых для обеспечения сохранности персональных данных, порядок их принятия. Все документы, содержащие персональные данные работников, такие как личные дела, картотеки, учетные журналы, следует хранить в специально оборудованных шкафах или сейфах, которые запираются и опечатываются. Трудовые книжки работников нужно хранить в сейфе отдельно от личных дел.

Как организовать хранение персональных данных работника

Согласно ст. 88 Трудового кодекса РФ (глава 14 ТК РФ посвящена обязанностям и правам работника и работодателя в сфере персональных данных) работодатель за свой счет обязан реализовать меры по защите персональных данных. Защищает он их от неправомерного использования или утраты. Работодатель принимает локальные акты (приказ об утверждении положения о персональных данных, о назначении ответственного за обработку данных, устанавливает доступ к персональным данным). Очевидно, что до обезличивания персональных данных или их уничтожения, работодатель обязан хранить данные с учетом требований ограниченного доступа и защиты от несанкционированного использования.

Организация хранения ПД работника работодатель описывает в определенном документе. может Это может быть положение о персональных данных. Или в специальный акт (об организации хранения). На практике, удобно все особенности обработки данных прописать в одном документе. А с его текстом работодатель обязан ознакомить каждого работника. Передача персональных данных работника третьему лицу (вне организации) допускается только с согласия работника.

Какие данные являются персональными

Персональными данными является любая информация, прямо или косвенно относящаяся к субъекту персональных данных — определенному или определяемому физическому лицу (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», далее — Закон о персональных данных).

К общим персональным данным можно отнести следующие сведения:

  • фамилия, имя, отчество;
  • дата и место рождения;
  • адрес (место регистрации);
  • образование, профессия;
  • изображение человека (фотография и видеозапись), которое позволяет установить личность и с этой целью используется оператором (Разъяснения Роскомнадзора от 30 августа 2013 года «О вопросах отнесения фото- и видео- изображения, дактилоскопических данных и иной информации к биометрическим персональным данным и особенности их обработки»);
  • семейное положение, наличие детей, родственные связи;
  • факты биографии и предыдущая трудовая деятельность (место работы, судимость, служба в армии, работа на выборных должностях, на государственной службе и др.);
  • финансовое положение. Сведения о заработной плате также являются персональными данными (письмо Роскомнадзора от 07.02.2014 № 08КМ-3681);
  • деловые и иные личные качества, которые носят оценочный характер;
  • прочие сведения, которые могут идентифицировать человека.

Кроме того, в Законе о персональных данных упоминаются:

  • специальные персональные данные (касаются расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни). По общему правилу обработка этих данных не допускается. Исключение — случаи, предусмотренные частью 2 статьи 10 Закона о персональных данных;
  • биометрические персональные данные (характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно идентифицировать его личность). Для обработки таких сведений необходимо согласие субъекта персональных данных. Исключение — случаи, установленные ч. 2 ст. 11 Закона о персональных данных.

Работодатель вправе получать и использовать только те сведения, которые характеризуют гражданина как сторону трудового договора (например, сведения о социальном и имущественном статусе человека не имеют отношения к его трудовому процессу). Эта информация содержится в следующих документах, предъявляемых работником при приеме на работу:

  • в паспорте или ином документе, удостоверяющем личность;
  • трудовой книжке;
  • документах о воинском учете, образовании, составе семьи;
  • справке о доходах с предыдущего места работы;
  • анкете, заполняемой при трудоустройстве;
  • личной карточке работника (форма Т-2);
  • свидетельствах о заключении брака, рождении ребенка;
  • медицинских справках и др.

У работодателя хранятся копии перечисленных документов, за исключением анкет, трудовых книжек и личных карточек.

А также

  • Самая большая база иностранных закупокКроме тендеров РФ, наш портал найти тендеры СНГ и стран мира с удобной возможностью перевода.
  • Имущественные торги и информация о банкротствах Рассылки и поиск торгов по имущественным ЭТП
  • Доступ к API Интеграция данных сайта с любыми Вашими CRM
  • Возможность работы нескольких пользователей в одном аккаунте.Дополнительная возможность настройки рассылки на разные адреса, в том числе по разным параметрам.
  • Аналитика закупокВсе аспекты и нюансы закупок в нашей аналитике: Победители, конкуренты,контракты, протоколы, планы закупок,поставщики, заказчики.
  • Сравнение цен на закупаемую продукциюОцените стоимость закупаемой продукции в тендерах
  • Информация о заказчиках и поставщиках.История участия в закупках, арбитраж, закупаемая продукция.
  • Скидки и бонусыБлагодаря взаимодействию и сотрудничеству с ведущими ЭТП, наши клиенты получают скидки на участие в аукционах от электронных площадок, на получение ЭЦП от удостоверяющих центров и возможность бесплатного открытия спецсчета.
  • и многое другое…

Ответственность за распространение персональных данных

Лиц, нарушающих условия и правила хранения личных дел в кадровой службе, привлекают к дисциплинарной (пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ), материальной (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ), административной (ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ) и уголовной (ст. 137 и 140 УК РФ) ответственности.

Важно помнить, что работа с персональными данными без письменного согласия работника, если эти действия не содержат уголовно наказуемых деяний, влечет за собой наложение штрафа (ч. 2 ст

13.11 КоАП РФ):

  • на граждан — от 3000 до 5000 руб.;
  • должностных лиц — от 10 000 до 20 000 руб.;
  • юридических лиц — от 15 000 до 75 000 руб.

За разглашение персональных данных предусмотрена ответственность в виде увольнения для виновных лиц (см. пп. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ).

Назначение

Картотечный шкаф применяется для упорядочения и хранения разного рода документов формата А4, А5, а также чертежей формата А0, А1. Причем, хранить можно как документы отдельно в файлах, так и сшитыми, в скоросшивателях, папках, установленных вертикально.

Конструкция шкафа спроектирована таким образом, чтобы можно было быстро и без дополнительных сложностей расположить большое число документов, наладить их систематизированное хранение и при необходимости быстро найти актуальный документ.

Зачастую такие шкафы имеют центральный замок, который предотвращает риск проникновения постороннего. Это повышает уровень безопасности и секретности документов, которые хранятся внутри подобной мебели. К тому же, картотечные шкафы из металла способны предотвратить риск повреждения документации из-за пожара. Такие конструкции нередко имеют специальное огнестойкое покрытие.

Устанавливаются картотечные шкафы в библиотеках, архивах, офисах, канцеляриях, отделах кадров для хранения личных дел сотрудников и бухгалтериях больших предприятий для систематизации бухгалтерских документов. Для маленькой фирмы с низким уровнем документооборота подобные изделия не так актуальны, как для крупных предприятий, но спрос на них растет с каждым годом.


Назначение и цели использовании личных дел

Личное дело включает в себя пакет документов о трудовой деятельности сотрудника, а также о его образовании, опыте работы, семейном положении, статусе военнообязанного. Оно создается и ведется лишь во время занятости сотрудника в компании, а после его увольнения сдается в архив. В него включаются документы, предоставленные работающим во время трудоустройства, а также издаваемые в компании в период его деятельности. Полученная информация нужна работодателю для оформления трудовых отношений, организации последующего обучения работника, разработки планов карьерного роста, обеспечения безопасности, контроля качества исполняемых должностных функций.

Правила ведения и хранения документации

Для оформления личных дел имеются следующие правила:

  1. На титульном листе обязательно должна находиться информация о работнике: его фамилия, имя и отчество, а еще дата, когда было заведено это личное дело.
  2. Страниц в нем должно быть не более 250. За этим тоже нужно пристально следить.
  3. Если личные дела всех работников расположены в одной папке, то для удобства их лучше расставить по алфавиту. Это сделает поиск информации быстрее.

Важно помнить о некоторых полезных правилах хранения личных дел:

  1. Документы временного и постоянного хранения не должны располагаться вместе.
  2. Лучше не хранить оригиналы документов, в особенности предназначенных для постоянного хранения. Их нужно стараться заменять копиями.

Необходимо максимально внимательно организовать саму процедуру хранения документов

Это очень важно как для удобства поиска, так и для гарантии сохранности важных документов и конфиденциальной информации. Поэтому если в компании мало сотрудников, то для личных дел лучше выделить шкаф

Если же штат большой, то не стоит скупиться и на отдельное помещение. Шкаф и помещение должны запираться на надежный замок.

Удобнее будет, если папки с личными делами расположить корешками наружу в алфавитном порядке. Оптимально, чтобы только кадровые работники смогли попасть в место, где хранятся личные дела. Реестр и журнал — самые распространенные способы упрощения делопроизводства. Кадровики систематизируют личные дела следующими способами:

  • по подразделениям (это особенно оправданно, если компания большая);
  • по алфавиту;
  • по номерам.

Полная информация

Вид процедуры КЛП (Конкурентный лист с переторжкой)
Статус Опубликован
Номер тендера 219480
Предмет договора Защищенный металлический шкаф для хранения личных дел сотрудников (соответствие ФЗ 152 «О персональных данных»)
Заказчик ООО «КЭР-Генерация»
Начальная цена контракта 12 980,00
Валюта Российский рубль
НДС включен
Ставка НДС, % 18
Дата и время завершения срока подачи предложений 31.05.2017 10:00
Наименование товара Количество Стоимость, Российский рубль Итого, Российский рубль Технические характеристики товара Условия оплаты Срок поставки, наличие на складе
1 Защищенный металлический шкаф для хранения личных дел сотрудников (соответствие ФЗ 152 «О персональных данных») 1,00 шт. 11 000,00 11 000,00 согласно наименования постоплата 10 банковских дней наличие на складе

Источник тендера

Доступ к информации по источнику закупки закрыт. Зарегистрируйтесь для получения бесплатных рассылок по новым тендерам и просмотра дополнительной информации. Регистрация

Корпоративное обучение TenderGuru

Наши бизнес-тренеры — практики, с реальными кейсами и глобальным опытом преподавательской деятельности.

Новые программы: Программа развития и сертификации специалистов по продажам и обслуживанию клиентов «Эксклюзив» Программа «Бизнес Ориентиры» — для владельцев бизнеса и управленцев, которые хотят точно определить будущее бизнеса и осознать / прописать пошаговый алгоритм действий Стресс-тест организации в ситуации кризиса и пандемииПолный список программ

Нескучно о закупках

14-08-2020Гознак закупит для монетного двора тонну серебра в слиткахНа монетном дворе из серебра чеканят инвестиционные и памятные монеты, медали, а также производят ювелирные изделия.

14-08-2020Гознак закупит для монетного двора тонну серебра в слиткахНа монетном дворе из серебра чеканят инвестиционные и памятные монеты, медали, а также производят ювелирные изделия.

13-08-2020Маркетинг и дети: законодательные ограничения для фастфудаВ Великобритании хотят ограничить рекламу вредной пищи на телевидении и в интернете, чтобы она не попадалась на глаза детям в «детское время» — до 9 вечера.

12-08-2020Поставщики медицинских масок собираются судиться с немецким Минздравом из-за неоплаты счетовК концу апреля немецкий Минздрав в общей сложности оформил контракты на поставку 90 млн масок.

11-08-2020Отчет McKinsey Global Institute о глобальных цепочках поставокMcKinsey Global Institute опубликовал результаты исследования «Риск, устойчивость и восстановление баланса в глобальных цепочках поставок».

Так же за нашими статьями и новостями Вы можете следить в соцсетях:

Личная карточка и личное дело

Личная карточка работника –  учетный документ, в который вносится основная информация о трудовой деятельности сотрудника. Она обязательна для ведения всеми работодателями (см. п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Форма личной карточки (№ Т-2) была утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Несмотря на то что уже 6-й год (с 2013 года) унифицированные формы первичных учетных документов не являются обязательными к применению, необходимость ведения личных карточек работников никто не отменял. Редко какие организации в России изобретают собственные формы, абсолютное большинство пользуется привычной и не вызывающей никаких вопросов у проверяющих формой № Т-2 с незначительными усовершенствованиями под свою специфику.

Личное дело – это совокупность документов о трудовой деятельности работника. Работодатель не обязан вести личные дела на своих работников, их обязаны вести только на госслужащих (Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы»). Правда обязанность вести личные дела может быть возложена на госучреждение еще и отраслевым нормативным актом.

В сфере частного бизнеса решение о том, вести или нет личные дела работников, принимает руководитель организации. Приказать ему делать это может только вышестоящая организация – конечно, при ее наличии.

Личное дело является намного более информативным, чем личная карточка. Здесь содержится не только общая информация о работе человека в организации, но конкретные документы в виде оригиналов и копий, издаваемые в вашей организации для документирования трудовых отношений и предоставленные работником (документы об образовании, анкетные данные и др.).

Обратите внимание: тот факт, что организация ведет личные дела работников, не избавляет ее от необходимости вести личные карточки. Личная карточка в этом случае всегда будет храниться отдельно от личного дела работника, т.е

в номенклатуре дел это будут разные дела!

Срок их хранения определяется по ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле). Напомним: теперь срок хранения документов по личному составу – 50 лет, если документы были закрыты делопроизводством начиная с 01.01.2003. А личные карточки и личные дела увольняемых сейчас (и всех уволенных с 01.01.2003) работников как раз попадают в эту категорию.

В целом личные дела и личные карточки хранятся по одним и тем же правилам, но нюансы и различия тем не менее имеются. Рассмотрим их.


С этим читают